CR Réunion “Plan de Communication” (Place Au Vélo-Nantes) par Victor M
Commission Communication Réunion n°1 du 7 juin 2024
7 Participants : Serge, Yann, Brigitte, Jeff, Pierre Antoine, Sylvie, Victor …. (Animateur : Victor)
Ordre du jour :
– Présentation synthétique de la démarche et de l’ordre du jour
– Présentation rapide de chacun des membres du groupe : attentes, intérêts …
– Définition de la méthode : organisation et règle de fonctionnement du groupe
– Présentation de l’outil du plan de communication
– Début de construction du plan
– Bilan de la séance
1. Objectif de la commission communication
L’objectif de la commission communication est d’actualiser, structurer, organiser et planifier la communication de l’association, aussi bien en interne qu’en externe.
Le groupe communication va donc travailler sur la production d’un Plan de Communication afin de définir les messages, les différentes cibles, les formes à employer, la fréquence, et les référents afin de faciliter la communication.
2. Présentation des membres
Les différents membres du groupe témoignent tous d’un intérêt pour la communication, avec plus ou moins d’expérience et/ou de connaissances en la matière et d’ancienneté dans l’association. Ils sont prêts à réaliser différentes tâches comme produire de la signalétique, des tracts, relire les publications …
L’intégration dans l’association a parfois été compliqué en raison d’un manque de communication et de réponses aux mails envoyés, il n’est pas toujours évident de savoir ce que l’on peut faire pour s’impliquer quand on arrive, ce qui pose la question de l’accueil des nouveaux adhérents.
3. Définition de la méthode
Afin de gagner en efficacité, quelques règles sont données pour cadrer les réunions :
– Expression synthétique, idéalement en quelques mots, quelques phrases maximums
– Respect de l’ordre du jour et du sujet abordé
– Remarques constructives et positives, sans jugements
– L’animateur recentre le débat en cas de sortie d’éloignement du sujet
4. Présentation de l’outil du plan de communication
La construction du plan de communication va permettre d’être en mesure de communiquer d’une manière cohérente et efficace autour des valeurs, du projet de sa structure, de l’offre et de susciter l’adhésion du public visé. Ainsi que d’utiliser les techniques/outils de communication adéquats en fonction du projet, du contexte, des moyens.
Victor initiera le groupe aux bases de la communication lors des différents échanges afin de nourrir les réflexions et de donner un référentiel commun.
Une trame de plan de communication sera alimentée au fur et à mesure des échanges et pourra évoluer au rythme de l’association.
5. Démarrage de la construction du plan
Réflexions autour du mythe fondateur de l’association, de sa vision (place dans la société), de ses missions, de ses ambitions et des mots qui la caractérise. (cf doc : Plan de communication Place au Vélo)
Les échanges font apparaitre une connaissance floue de l’histoire de l’association sur les 40 dernières années. Des recherches complémentaires sont à mener auprès des personnes concernées et des archives relatives afin de mettre en récit sa création.
L’échange a permis un débroussaillage de ces sujets, qui sont à développer et à rédiger.
6. Bilan de l’échange
Les participants sont contents de l’échange, qui a été structuré et cadré en laissant la parole à chacun tout restant centré sur les sujets abordés. Tout le monde souhaite poursuivre la réflexion.
Les cibles de la communication seront définies lors de l’échange suivant et le groupe poursuivra la création de récit pour parler de Place Au Vélo.
Afin d’aboutir rapidement à la finalisation du plan de communication et notamment la définition des messages, de la forme de la communication ainsi que des différents canaux utilisés, la commission va essayer de se réunir fréquemment au démarrage. La réunion prochaine réunion est donc décidée pour la semaine suivante selon l’agenda des personnes présentes et un framadate permettra de déterminer les réunions suivantes selon les disponibilités de l’ensemble des membres de la commission, en gardant à l’esprit que tout le monde ne sera pas toujours présent.
Répartition des tâches
- Recherche d’informations complémentaires sur l’histoire de l’association : Serge F
- Rédaction du Compte Rendu : Victor
- Création d’un framadate : Victor
- Préparation de la réunion suivante : Victor
Prochaine Réunion mercredi 12 juin 2024 : 17h30
Lieu : Local de l’association – 1 rue d’Auvours, 44000 Nantes
Thème : Identification des cibles de la communication et définition/analyse de l’association